ภาพรวม

Overview

ภาพรวมโปรแกรม

Wuthisoft iStore Xpress©

เป็นโปรแกรมบริหารร้านค้าสำหรับกิจการขนาดเล็ก ประเภทกิจการซื้อมา-ขายไป ใช้สำหรับบริหารจัดการสินค้า ควบคุมสต๊อค และโปรแกรมขายหน้าร้าน ระบบโปรแกรมออกแบบมาอย่างง่ายๆ ไม่ซับซ้อน เพื่อให้ง่ายต่อการใช้งานและทำความเข้าใจ สามารถเลือกบันทึกการตัดต้นทุนสินค้าได้ทั้งแบบเข้าก่อนออกก่อน (FIFO) และแบบเข้าหลังออกก่อน (LIFO) การทำงานโปแกรมเริ่มต้นด้วยการบันทึกรายชื่อสินค้าและผู้จำหน่าย, ออกใบสั่งซื้อสินค้า, บันทึกรับสินค้าเข้าสต๊อค, ขายสินค้าเงินสด-เครดิต, ออกใบเสร็จรับเงิน และออกรายงานต่างๆ ที่เกี่ยวกับการซื้อขายสินค้า นอกจากนั้นยังสามารถออกงบการเงินจำลอง ซึ่งได้แก่ งบกำไรขาดทุน งบดุล และงบกระแสเงินสดได้ด้วย โปรแกรมทำงานบนระบบปฎิบัติการวินโดว์ (Windows Application) แบบเครื่องเดียว (Stand-alone) เหมาะสำหรับติดตั้งบน Notebook และ PC ซึ่งจะเห็นว่าเป็นระบบโปรแกรมที่ไม่ใหญ่และไม่ซับซ้อนจนเกินความต้องการของผู้ใช้งาน และเพียบพร้อมไปด้วยอรรถประโยชน์มากมาย

ทำความเข้าใจระบบการทำงานของโปรแกรม

iStore Xpress เป็นโปรแกรมบริหารร้านค้าสำหรับกิจการประเภทซื้อมา-ขายไป ดังนั้น จึงไม่ใช่โปรแกรมบริหารคลังสินค้าหรือควบคุมสต๊อคโดยเฉพาะ และก็ไม่ได้เป็นโปรแกรมขายหน้าร้านเพียงอย่างเดียวที่เอาไว้ขายสินค้าเพื่อดูยอดขายเท่านั้น การทำงานของระบบโปรแกรมออกแบบมาจากหลักความเป็นจริง เริ่มจากแนวความคิดที่ว่า หากเราต้องการจะทำธุรกิจขายสินค้าอะไรสักอย่าง แน่นอนว่าสิ่งแรกที่เราจะต้องรู้ก่อนคือ เราจะขายสินค้าอะไรบ้าง และสินค้าแต่ละชนิดจะเอาจากที่ไหนมาขาย นั่นหมายถึงเราต้องรู้ว่าผู้จำหน่ายเป็นใคร และราคาขายของผู้จำหน่ายแต่ละรายเป็นอย่างไร ซึ่งมันจะเป็นต้นทุนของเราด้วย จากนั้นเราก็ต้องสั่งซื้อสินค้านั้นมาเก็บไว้ในสต๊อคเพื่อรอการขาย ตามลำดับเหตุการณ์ที่กล่าวมา ซึ่งเป็นสิ่งที่เราควรรู้ และสิ่งเหล่านี้ก็จะต้องให้โปรแกรมรับรู้เช่นกัน ด้วยการสร้างข้อมูลใส่เข้าไปในโปรแกรม หากเราไม่ทำตามลำดับหรือข้ามขั้นตอนโปรแกรมก็จะไม่สามารถทำงานได้เช่นกัน อย่างเช่นกรณียังไม่มีสินค้าในสต๊อคเลยหรือยังไม่ได้มีการสั่งซื้อสินค้าเข้ามาเก็บไว้ในสต๊อคเลย แล้วไปทำการบันทึกขายสินค้าเงินสด ซึ่งเป็นการขายซึ่งหน้า ที่ลูกค้าเดินเข้ามาหยิบสินค้าแล้วไปชำระเงิน ฉะนั้นการบันทึกการขายแบบนี้แน่นอนว่าเราต้องมีสินค้าอยู่แล้ว และเมื่อขายออกไปก็ต้องมีการตัดสต๊อคไปในทันที ซึ่งมีหลายคนที่ไม่เข้าใจและนำไปใช้งานผิดๆ โดยคิดว่าจะเหมือนกับโปรแกรมขายอื่นๆ ที่ไม่ต้องทำอะไรก่อนเลย คิดเอาแต่จะขายอย่างเดียวและเพื่อต้องการรายงานยอดการขายเพียงเท่านั้น ฉะนั้นผู้ที่ใช้งานโปรแกรมนี้ควรจะต้องทราบในสิ่งเหล่านี้ หากไม่เข้าใจในการใช้งาน ก็ควรจะอ่านคู่มือการใช้งาน ไม่ใช่ดูหน้าจอโปรแกรมแล้วมโนเอาเอง ทำถูกบ้างผิดบ้าง ทำให้เกิดปัญหาขึ้นในภายหลังได้

การใช้งานที่มีประสิทธิภาพและได้ผลเป็นไปตามวัตถุประสงค์ของระบบโปรแกรมที่ออกแบบไว้

การนำโปรแกรมไปใช้เพื่อให้เกิดประโยชน์และมีประสิทธิภาพมากที่สุด เพื่อให้เป็นไปตามวัตถุประสงค์ของระบบโปรแกรมที่ออกแบบไว้นั้น เราจะต้องปฏิบัติตามระบบให้สมบูรณ์และครบถ้วน โดยระบบที่จำเป็นและมีความสำคัญ คือ "ระบบสต๊อคสินค้า" และ "ระบบขายสินค้า" โดยทั้งสองระบบหากทำอย่างถูกต้องและครบถ้วน ก็จะก่อให้เกิดผลการดำเนินงานที่ถูกต้อง และสามารถนำผลการดำเนินงาน หรืองบแสดงฐานะทางการเงินไปวิเคราะห์และนำไปใช้ประโยชน์ต่างๆ ได้ หากบกพร่องหรือละเลยระบบหนึ่งระบบใดแล้ว ก็จะได้ผลการดำเนินงานที่ไม่ถูกต้อง และไม่สามารถนำผลการดำเนินงานไปใช้ประโยชน์ใดๆ ได้เลย หรืออาจเขียนเป็นสูตรได้ว่า ระบบสต๊อคสินค้า + ระบบขายสินค้า = ผลการดำเนินงาน ส่วนระบบอื่นๆ ก็มีความสำคัญเช่นกัน โดยจะช่วยเติมเต็มให้ระบบสมบูรณ์มากขึ้น เช่น ระบบส่งเสริมการขาย ก็จะมาช่วยให้รูปแบบการขายและมาช่วยเสริมให้ระบบขายสมบูรณ์ขึ้น ส่วนระบบรายรับ-รายจ่ายอื่นๆ ก็สามารถนำมาใช้ประโยชน์ในการบันทึกรายรับและรายจ่ายที่ไม่เกี่ยวข้องกับการซื้อขายสินค้า และยังสามารถนำไปคำนวณหรือนำไปเป็นส่วนหนึ่งของงบแสดงฐานะทางการเงินได้ด้วย

ระบบสต๊อคสินค้า

ระบบสต๊อคสินค้า เป็นระบบงานเกี่ยวกับการจัดการสินค้าและการควบคุมจำนวนสินค้า เพื่อเตรียมพร้อมสำหรับการนำออกจำหน่าย ระบบงานจะเริ่มด้วยการจัดการหมวดหมู่สินค้าออกเป็นแผนกสินค้า และหมวดสินค้า จากนั้นก็ทำการบันทึกรายชื่อสินค้าตามหมวดสินค้า พร้อมทั้งจัดการในเรื่องผู้จำหน่ายของสินค้าแต่ละชนิดว่าสามารถสั่งซื้อมาจากใครบ้างและต้นทุนในการสั่งซื้อเป็นเท่าไรบ้าง เพื่อมาวิเคราะห์ว่าควรสั่งซื้อจากผู้จำหน่ายรายใด เมื่อข้อมูลของรายชื่อสินค้าเรียบร้อยแล้ว ต่อไปก็เป็นเรื่องของการสั่งซื้อสินค้า โดยการออกใบสั่งซื้อและการบันทึกรับสินค้าที่สั่งซื้อเข้าระบบสต๊อค หากการตรวจรับสินค้าพบว่าสินค้าไม่ครบถ้วนหรือสินค้าเสียหายก็สามารถบันทึกส่งคืนสินค้ากลับไปให้ผู้จำหน่ายได้

การบันทึกต้นทุนสินค้าของโปรแกรม iStore Xpress จะบันทึกแยกเป็นล็อตๆ ตามการสั่งซื้อและการบันทึกรับเข้าสต๊อค ไม่ได้นำมารวมกัน หรือไม่มีการถัวเฉลี่ยราคาทุนแต่อย่างใด ส่วนการตัดสต๊อคเพื่อคำนวนต้นทุนสามารถทำได้ 2 วิธี คือ 1. วิธีเข้าก่อนออกก่อน (FIFO) และ 2. วิธีเข้าหลังออกก่อน (LIFO) แล้วแต่จะเลือกตามความเหมาะสมของลักษณะสินค้าที่จำหน่าย

นอกจากนี้ในระบบสต๊อคสินค้า ยังมีเครื่องมือการตรวจสอบสินค้าคงเหลือ การตัดสต๊อคสินค้า และรายงานต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลสินค้าในสต๊อคด้วย

ระบบขายสินค้า

ระบบขายสินค้า เป็นระบบงานที่เกี่ยวกับการขาย โดยแยกการบันทึกการขายออกเป็นสองประเภท ประเภทแรก เป็นการบันทึกขายสินค้าเงินสด ใช้สำหรับบันทึกการขายที่ลูกค้าเดินเข้ามาซื้อและชำระเงินพร้อมทั้งรับสินค้าไปในคราวเดียวกัน ซึ่งการขายวิธีนี้จะต้องมีสินค้าอยู่ในสต๊อคพร้อมขายอยู่แล้ว และเมื่อบันทึกการขายเสร็จจะมีการตัดสต๊อคในทันที ส่วนประเภทที่สอง เป็นการบันทึกขายสินค้ามีเครดิต ใช้สำหรับบันทึกการขายสินค้าทั่วไปที่ไม่สามารถบันทึกการขายแบบเงินสดได้ เช่น การขายเชื่อ การบันทึกขายล่วงหน้า หรือการขายที่ไม่จำเป็นต้องมีสินค้าอยู่ในสต๊อค เพราะการขายวิธีนี้จะแยกการบันทึกการตัดสต๊อคและการชำระเงินออกมาเป็นอีกขั้นตอนหนึ่ง ดังนั้นเวลาบันทึกการตัดสต๊อคก็จะต้องมีสินค้าอยู่ด้วย ส่วนการบันทึกรับชำระเงินก็อาจจะต้องเกี่ยวข้องกับลูกหนี้การค้าด้วยเช่นกัน สำหรับระบบขายสินค้า จะมีระบบส่งเสริมการขายเข้ามาช่วย เนื่องจากระบบออกแบบไว้ให้ตั้งราคาขายสินค้าได้ระดับราคาเดียว หากต้องการขายในราคาที่แตกต่างกัน ก็จะต้องใช้ระบบส่งเสริมการขายเข้ามาช่วย ซึ่งได้แก่ คูปอง โปรโมชั่น และส่วนลดเงินสด

ในระบบขายสินค้านี้ ยังสามารถบันทึกรับคืนสินค้าได้ด้วย หากเกิดกรณีมีลูกค้านำสินค้ามาคืนอันเนื่องมาจากเหตุผลต่างๆ อย่างเช่น สินค้าชำรุดเสียหาย ส่วนการตัดจำหน่ายสินค้าที่ชำรุดเสียหาย ระบบโปรแกรมนี้ยังไม่รองรับ แต่สามารถประยุกต์ใช้กับระบบที่มีอยู่ได้ เช่น ใช้ระบบสต๊อคสินค้าบันทึกการส่งคืนกลับไปให้ผู้จำหน่าย แต่ถ้าไม่สามารถส่งคืนได้และจะต้องตัดเป็นค่าใช้จ่ายทั้งจำนวน อาจจะต้องใช้วิธีบันทึกขายออกไปแบบไม่มียอดขาย (ศูนย์บาท) เพื่อตัดจ่ายให้เป็นส่วนของต้นทุนสินค้าทั้งหมด

ผลการดำเนินงาน

เป็นการนำเสนอข้อมูลในรูปแบบงบแสดงฐานะทางการเงิน ใช้สำหรับวัดผลการดำเนินงานว่า แต่ละงวดเวลามีผลกำไรขาดทุนเท่าไร มีเงินสดหมุนเวียนอยู่เท่าไร และทำให้ทรัพย์สินที่เกิดจากการดำเนินงานเพิ่มขึ้นหรือลดลงอย่างไร งบแสดงฐานะทางการเงิน ประกอบด้วยงบต่างๆ ดังนี้

งบดุล (Balance Sheet) เป็นงบการเงินที่แสดงออกมาในรูปแบบตัวเลขที่แสดงถึงฐานะการเงินของกิจการ โดยจะเป็นผลลัพธ์ของการบันทึกรายการธุรกิจในระหว่างปี ที่สะท้อนสินทรัพย์ หนี้สิน และส่วนของเจ้าของ โดยตัวเลขที่แสดงอยู่ในงบดุล จะแสดงสถานะของยอดคงเหลือของรายการสินทรัพย์ หนี้สิน และส่วนของเจ้าของ ของกิจการ ณ เวลาใดเวลาหนึ่ง

งบกำไรขาดทุน (Profit and Lose) เป็นงบการเงินที่แสดงออกมาในรูปแบบตัวเลขที่แสดงถึงผลการดำเนินงาน โดยจะเป็นผลลัพธ์ของการบันทึกรายการธุรกิจในระหว่างปี ที่สะท้อนผลการดำเนินงาน ได้แก่ รายได้ ต้นทุนขาย ค่าใช้จ่าย ของกิจการ โดยตัวเลขที่แสดงอยู่ในงบกำไรขาดทุนจะสะท้อนตัวเลขในรอบระยะเวลาหนึ่งๆ

งบกระแสเงินสด (Cash Flow) เป็นงบการเงินที่แสดงออกมาในรูปแบบตัวเลขที่แสดงการไหลเวียนของกระแสเงินสดของกิจการ โดยจะเป็นการสรุปตัวเลขจากงบดุลและงบกำไรขาดทุน เพื่อแสดงการไหลเวียนของกระแสเงินสดของกิจการในรอบระยะเวลาหนึ่งๆ ว่ากิจการได้รับเงินสดมาโดยกิจกรรมอะไรบ้าง และกิจการจ่ายเงินสดออกไปเพื่อใช้ประโยชน์ในเรื่องใด เรียกง่ายๆว่า กระแสเงินสดรับ และกระแสเงินสดจ่าย

Wuthisoft

วุฒิซอฟต์ เป็นผู้พัฒนาโปรแกรมประยุกต์ ในด้านการบริหารธุรกิจ การจัดการระบบฐานข้อมูล สำหรับธุรกิจขนาดกลางและขนาดเล็ก โดยมุ่งพัฒนาโปรแกรมที่มีประโยชน์และใช้งานได้จริงกับชีวิตประจำวันของคนไทย เพื่อให้คนไทยได้ใช้โปรแกรมที่มีคุณภาพ ในราคาประหยัด

นอกจากนี้ยังมีโปรแกรมฟรี (Freeware) ที่พัฒนาออกมาให้คนไทยได้ใช้โดยไม่มีค่าใช้จ่ายใดๆ

โฮมเพจซอฟต์แวร์

iStore Xpress

โปรแกรมบริหารจัดการร้านค้าขนาดเล็ก

WH Xpress

โปรแกรมบริหารจัดการคลังสินค้า

POS Xpress

โปรแกรมระบบขายหน้าร้าน

ติดต่อเรา

78 Thubthim Building, On-Nut 17, Sukhumvit 77 Rd. Suanluang, Suanluang, Bangkok 10250 TH

(+66) 081 802 6223